UvA hoopt met volgsysteem te voorkomen dat promovendi uitlopen
Vanaf 2027 gaat ook de UvA gebruik maken van één centraal promotievolgsysteem: Hora Finita. Dat digitale systeem – dat al door zeven universiteiten in gebruik werd genomen – legt alle stappen van het promotietraject vast. Het is onderdeel van een breder plan om de begeleiding van promovendi op de UvA te verbeteren.
1. Hoe is het gesteld met promovendi aan de UvA?
Een van de voornaamste problemen waar promovendi mee kampen is de uitloop van het promotietraject. Het afronden van een promotie binnen de afgesproken vier jaar lukt slechts 13 procent van de promovendi, blijkt uit data van promovendi die tussen 2013 en 2018 startten met een traject in dienst van de UvA. Ongeveer de helft van de promovendi schrijft na het verlopen van het arbeidscontract het proefschrift af in de WW.
Slechte begeleiding is een van de oorzaken voor de uitloop aan Nederlandse universiteiten, concludeerde Promovendi Netwerk Nederland (PNN) vorig jaar in een rapport. Een UvA-brede audit concludeerde eind 2024 dat de begeleiding van promovendi op de UvA meer ‘centrale sturing’ vereist en dat er ‘urgente behoefte’ is aan de implementatie van een centraal promotievolgsysteem, dat de voortgang van alle promotietrajecten op de UvA inzichtelijk maakt.
2. Wat is er van dat advies terecht gekomen?
De UvA werkt sinds 2025 onder de noemer ‘Promotie Volg’ aan de verbetering van de begeleiding en voortgang van promotietrajecten. Promotie Volg bestaat uit drie onderdelen: het vernieuwen van het UvA-promotiereglement, betere informatievoorziening en de implementatie van promotievolgsysteem, Hora Finita. Elske Gerritsen, directeur Academische Zaken van de UvA: ‘Al die drie elementen grijpen op elkaar in, en willen we gelijktijdig aanpakken. De aanbevelingen van onderzoeken van PNN, de CPC en de audits worden daarin meegenomen.’
Hora Finita is een digitaal promotievolg- en registratiesysteem dat alle stappen van het promotietraject vastlegt: van de aanmelding bij het College voor Promoties (CvP) tot het indienen van het proefschrift. Dat moet het voor promovendi en begeleiders makkelijker maken om alle informatie en documenten rondom de promotie terug te vinden. Ook heeft de UvA zo een overzicht van de voortgang van al haar promovendi in één systeem, is de gedachte.
3. Sinds 2019 stapten zeven universiteiten al over op Hora Finita. Waarom stapt de UvA nu pas over?
Een van de redenen daarvoor is te vinden in de decentrale organisatie van de UvA: elke faculteit registreert promovendi weer op een eigen manier. Veel promovendi staan geregistreerd in SAP, het personeelsbestand van de UvA. Maar dat geeft geen volledig overzicht: buitenpromovendi – die geen werknemers zijn van de universiteit – staan daar bijvoorbeeld niet in. Daarnaast is er geen ruimte in SAP om extra informatie vast te leggen over het promotietraject. Voor een deel van die stappen wordt het studenteninformatiesysteem SIS nu gebruikt. Eerdere pogingen in 2015 om SIS, SAP en digitale leeromgeving Canvas te integreren, liepen op niets uit.
Ook speelt de grootte en diversiteit van de UvA een rol. Gerritsen: ‘Er staan bijna vijfduizend promovendi ingeschreven bij de UvA. Bovendien is het promotieproces bij geneeskunde bijvoorbeeld weer heel anders ingericht dan bij geesteswetenschappen. Dat maakt het ingewikkeld één systeem in te voeren dat werkt voor de hele UvA.’
4. Gaat Hora Finita voorkomen dat promovendi uitlopen?
Dat hangt ervan af hoe het systeem ingericht en gebruikt gaat worden. Gerritsen: ‘Hora Finita kan werken als stok achter de deur voor promovendi én begeleiders omdat het gebruikers herinnert aan het doorlopen van verplichte onderdelen, zoals de aanmelding van de promotie bij het CvP. Als de stappen niet zijn vastgelegd, kan de begeleider ook niet verder in het systeem.’
Tegelijkertijd is Hora Finita maar één schakel in het hele verhaal, nuanceert Ivar Klinkenberg, regisseur onderwijslogistiek bij de bestuursstaf: ‘Je hoopt natuurlijk dat het systeem helpt met het sneller afronden van promotietrajecten, maar ik denk dat de uitloop van promovendi complexer is dan: we gooien er een systeem tegenaan en dan is het probleem opgelost.’
Gerritsen: ‘Vanuit beleidsmatig oogpunt gaan we zeker serieus kijken of we kunnen sturen op het tijdig afronden van promoties. En daar zijn ook al stappen gezet. Zo is er vastgelegd in het promotiereglement dat een promovendus altijd twee begeleiders heeft. En is er een maximum van 70.000 woorden gesteld aan het proefschrift om te voorkomen dat een promotie een levenswerk wordt en dat het een proeve van bekwaamheid blijft.’
Dat stelt ook Philine vom Baur, voorzitter van de CPC. ‘Het kan fijn zijn voor promovendi dat er nu een centraal systeem komt, zolang het geen extra regeldruk met zich meebrengt. Maar promoveren blijft een individueel traject. Of een promovendus de promotie dus tijdig af kan ronden is van heel veel zaken afhankelijk: van materiaal, beschikbaarheid van proefpersonen, begeleiding en persoonlijke omstandigheden. Dat zal niet met één systeem verholpen zijn.’
5. Wanneer kunnen alle UvA-promovendi zich inschrijven bij Hora Finita?
De aanbesteding van Hora Finita is afgelopen jaar afgerond. Momenteel is de UvA samen met de leverancier bezig met de technische integratie en inrichtingskeuzes van het promotievolgysteem. Dat gaat in overleg met Academische Zaken, onderwijslogistiek en de faculteiten. Ook de CPC wordt regelmatig geconsulteerd.
‘Dat het opleidings- en begeleidingsplan erin komt, de vakken die de promovendus volgt en de voortgangsgesprekken is evident,’ aldus Gerritsen. Maar of er ook een recapitulatiemoment wordt opgenomen – zoals de audit adviseerde – een gesprek een jaar voor het afronden van de promotie waarin een bindend planningsschema wordt vastgelegd voor de rest van het promotietraject, dat is de komende tijd onderwerp van gesprek.
De CPC liet al weten dat ze de uren die een promovendus besteedt aan onderwijs wil vastleggen in het systeem. Vom Baur: ‘Dan is er meer controle dat promovendi niet meer dan de afgesproken tijd kwijt zijn aan het geven van onderwijs. 70 procent van de promovendi werkt namelijk meer uren dan in het contract staat. Promotie Volg is een kans om daar wat aan te veranderen.’
Vanaf 2027 staan naar verwachting alle UvA-promovendi geregistreerd in Hora Finita. En daarmee is de kous nog niet af. Klinkenberg: ‘Ook na 2027 blijven we monitoren hoe het systeem werkt voor promovendi en begeleiders en waar verbeterpunten liggen.’
