Geen e-mail op vrijdag na 19.00 uur, antwoorden binnen drie werkdagen en geen mails aan iemand die bij je op de kamer zit. Dat zijn enkele van de gedragsregels voor het gebruik van e-mail die het Domein Onderwijs & Opvoeding van de HvA heeft opgesteld. Het nieuwe e-mailprotocol is bedoeld om het e-mailverkeer tussen studenten en medewerkers en tussen medewerkers onderling te beperken.

Gedragsregels
In het protocol staan diverse voorbeelden van situaties waarin bij voorkeur niet gemaild moet worden. Zo is het niet de bedoeling dat studenten e-mail gebruiken voor vragen over de lesstof of hun studievoortgang. Ook moet het gebruik van e-mail in het weekend worden vermeden. Medewerkers die in het weekend toch een mail willen opstellen, wordt aangeraden het bericht op te slaan als concept om het pas op maandagochtend te verzenden.

In het protocol zit ook een lijstje met richtlijnen voor wanneer e-mail wél of niet gebruikt moet worden. Zo gebruik je e-mail wél om een afspraak te maken of te bevestigen, of om personen te benaderen die slecht bereikbaar zijn. E-mail mag daarentegen niet gebruikt worden bij meningsverschillen, voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie of wanneer er sprake is van veel verschillende vragen tegelijk.

Ter afsluiting worden in het protocol enkele tips gegeven voor een correct gebruik van e-mail. Zo wordt aangeraden in zakelijke taal te mailen, de spellingscontrole te gebruiken en mails enkele keren door te lezen alvorens ze te versturen. Het gebruik van 'Caps Lock'  moet vermeden worden en ironie, sarcasme en humor moeten alleen voorzichtig ingezet worden.

Werkdruk
Een woordvoerder van het domein laat weten dat de richtlijnen zijn opgesteld op advies van de werkgroep ‘Werkdruk in Balans’. Uit een onderzoek dat in het voorjaar van 2011 middels een online enquête is gehouden, bleek dat de hoeveelheid e-mails die medewerkers dagelijks ontvingen als een extra belasting werden ervaren.

Met name docenten blijken te lijden onder de e-maillast. ‘Het aantal berichten is in de afgelopen jaren gestegen en e-mail wordt in toenemende mate als chatkanaal gebruikt. We weten uit ervaring dat e-mail een toegankelijk kanaal is, maar in een aantal gevallen niet het meest effectieve medium om je boodschap over te brengen of om samen te werken.’
Lees meer over