Folia telt af | Heibel over ‘het fenomeen e-mail’ in 2003
Folia bestaat dit najaar 75 jaar. De redactie blikt dagelijks met een (deel van een) artikel of video letterlijk terug op elk van die jaren en telt zo af naar 13 oktober, de dag dat ‘het mededelingenblad voor de civitas’ precies 75 jaar bestaat. Vandaag deel 55: 10 oktober 2003.
Het College van Bestuur van de UvA besloot twee jaar geleden dat de e-mailadressen van alle UvA-medewerkers moesten worden gestandaardiseerd. Ook worden de medewerkers geacht Microsoft-software te gaan gebruiken voor hun elektronische correspondentie. Bert Zwaving, functioneel beheerder UvA-mail, is verantwoordelijk voor deze operatie.
‘Toen het fenomeen “e-mail” voor het eerst zijn intrede deed, waren er vanuit het bestuur van de UvA geen afspraken over het gebruik van deze dienst. We hadden eerlijk gezegd geen idee dat het zo’n impact zou gaan hebben, vandaar dat elke faculteit het lange tijd naar eigen inzicht kon regelen.’
Dit zorgde ervoor dat bijna alle e-mailadressen een specifieke toevoeging per faculteit kregen, bijvoorbeeld hum (de afkorting van humaniora) in de oude e-mailadressen van medewerkers van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Deze versnippering heeft volgens Zwaving een aantal nadelen: ‘Als medewerkers verhuizen naar een andere faculteit moet er een nieuw adres worden aangemaakt. Voor zowel de betreffende medewerkers als zijn naaste collega’s is dit vervelend. Door het laten vervallen van de facultaire toevoeging is dit probleem de wereld uit.’
Verder vindt het College van Bestuur dat al die verschillen in e-mailadressen de uitstraling van de UvA niet ten goede komt. ‘Iedereen werkt voor dezelfde universiteit, is zogezegd lid van dezelfde familie. Het college hecht er waarde aan dit uit te dragen.’
Ook het gebruik van software wordt zoveel mogelijk gestandaardiseerd. ‘Het is voor de technische ondersteuning natuurlijk veel handiger wanneer iedereen hetzelfde softwarepakket gebruikt. Technici kunnen zo vertrouwd raken met één e-mailprogramma, waardoor ze klachten sneller kunnen verhelpen.’
De nieuwe e-mailadressen worden afgeleid van het formele personeelsbestand van de UvA. In principe krijgt iedereen en adres dat bestaat uit zijn of haar initialen in combinatie met de achternaam. Het aanmaken van dit adres gebeurt automatisch. Zwaving: ‘Het vervullen van een routinetaak gaat bij mensen niet altijd foutloos, bij machines wel. Vandaar dat we gekozen hebben voor het automatisch toewijzen van adressen. In het enkele geval dat een doublure dreigt te ontstaan, bedenken we met het personeelslid in kwestie de oplossing.’
Dit is een fragment uit het artikel ‘Nieuwe e-mailadressen’. Folia, 10-10-2003.
