UvA’s klachtencommissie neemt weinig officiële klachten in behandeling
Slechts enkele tientallen studenten en medewerkers per jaar dienen een klacht in bij de klachtencommissie van de universiteit. Bovendien verwijst de klachtencommissie de meeste klachten weer door naar een dienst of faculteit, of worden ze niet-ontvankelijk verklaard. De laatste keer dat een klacht volledig gegrond werd verklaard was in 2016, blijkt uit onderzoek van Folia.
Afgelopen zomer publiceerde Folia een artikel over het aantal meldingen van studenten en medewerkers bij de UvA-vertrouwenspersonen ongewenst gedrag. Erg weinig meldingen bleken te leiden tot een formele en ontvankelijke klacht bij de onafhankelijke Klachtencommissie van de UvA. Maar hoe werkt die commissie?
Helemaal vergelijkbaar zijn de vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en de Klachtencommissie niet: de commissie behandelt naar eigen zeggen vooral klachten in de communicatieve en informatieve sfeer, waar het bij de vertrouwenspersonen veelal gaat om integriteitskwesties. Bij de vertrouwenspersonen worden klachten in alle vertrouwelijkheid worden behandeld, terwijl een klacht bij de Klachtencommissie vroeg of laat leidt tot een confrontatie tussen klager en beklaagde, althans als de klacht in behandeling wordt genomen. Als er niet wordt geschikt, leidt de procedure uiteindelijk tot een hoorzitting waar de twee in beginsel tegenover elkaar staan, al zijn uitzonderingen mogelijk als een van de partijen niet tegen de confrontatie is opgewassen. In dat geval wordt er apart gehoord, wat dan wel twee keer zoveel tijd kost.
‘Die mogelijke confrontatie maakt de procedure via de Klachtencommissie misschien niet erg geschikt voor zaken waar (seksueel) grensoverschrijdend gedrag aan de orde is,’ zegt Lianne Hooijmans, inmiddels afgestudeerd, maar namens de Centrale Studentenraad lid van de commissie tussen 2017 en 2019. ‘In zaken waar dergelijk gedrag speelt, is vaak sprake van een slachtoffer en dat komt dan tegenover de (vermeende) dader te staan. Ik kan me voorstellen dat slachtoffers dat niet willen.’
Als gevolg daarvan kiezen klagers er vaak voor de kwestie vertrouwelijk te houden bij een vertrouwenspersoon, al kan er dan een beeld ontstaan dat de kwestie onder-de-pet wordt gehouden. Dat geldt volgens Hooijmans ook bij conflicten tussen docenten en studenten. ‘Als zo’n conflict in een eerder stadium of bij de vertrouwenspersoon niet wordt opgelost, staan student en docent bij de Klachtencommissie tegenover elkaar. Dat kan voor beiden heel ongemakkelijk zijn.’
De onafhankelijke centrale Klachtencommissie ontstond in 2012. Directe aanleiding daarvoor was een eerdere verandering in de Wet op het hoger onderwijs en het wetenschappelijk onderzoek (WHW), waardoor universiteiten en hogescholen werden gedwongen een centraal klachtenloket voor studenten te openen. De UvA maakte van de gelegenheid gebruik om bestaande aparte regelingen voor studenten en medewerkers te ‘stroomlijnen’ en in één centrale regeling onder te brengen. De UvA-ombudsman (m/v) werd in die nieuwe regeling afgeschaft. Folia keek de jaarverslagen in van de onafhankelijke Klachtencommissie en nam de jaren 2016 tot en met 2019 onder de loep.
(Lees verder onder de infographic)
Zes klachten
Het jaar 2016 heeft een eigen jaarverslag, de jaren 2017-2019 hebben samen één jaarverslag over drie jaar. De jaarverslagen zijn alleen in te zien door ze op te vragen bij de commissie zelf, ze staan niet op de website noch op het intranet van de UvA. Wat voor klachten werden zoal behandeld? De opvatting van Lianne Hooijmans dat een gang naar de commissie minder geschikt is voor (seksueel) grensoverschrijdende gevallen lijkt te worden bevestigd, want van alle behandelde – dat wil zeggen afgehandelde – klachten in de periode 2016-2019 hebben in totaal slechts zes te maken met (vermeend) grensoverschrijdend gedrag.
In 2016 ging het om één klacht die als grensoverschrijdend gedrag zou kunnen worden betiteld. Daarbij voelde een student zich door een docent gepest. De klacht werd door de commissie ongegrond verklaard omdat ‘niet onomstotelijk’ kon worden vastgesteld dat het pestgedrag zich ook daadwerkelijk had voorgedaan. De ‘anonieme medestudent’ die het pestgedrag bevestigde had een verklaring afgelegd waaruit ‘onvoldoende’ was gebleken dat het gedrag zich had voorgedaan.
In de jaren 2017-2019 werden in totaal vijf klachten behandeld die als grensoverschrijdend zouden kunnen worden betiteld. Daarbij ging het respectievelijk om ‘onbehoorlijk gedrag’, ‘intimidatie’, ‘vernedering’ en twee keer ‘discriminatie’. Geen van de vijf zaken waren zonder meer gegronde klachten: ze werden allemaal ‘deels gegrond, deels ongegrond, dan wel niet-ontvankelijk’ verklaard.
Het aantal klachten dat jaarlijks door de UvA-brede commissie wordt behandeld blijkt laag: in 2016 in totaal 28, oplopend naar 44 in 2019. Een conclusie die eerder ook werd getrokken over het aantal meldingen dat wordt ingediend bij de vertrouwenspersonen.
Collegevoorzitter Geert ten Dam sprak toen al haar verbazing uit over het geringe aantal klachten in relatie tot het aantal studenten en medewerkers. ‘Jaarlijks wordt een handjevol klachten ingediend, zo weinig dat elk zinnig mens denkt: dit klopt niet bij een instelling van 6.000 medewerkers en 40.000 studenten,’ zei ze tijdens een vraaggesprek met Folia.
Drempel
Opvallend is niet alleen het geringe aantal formele klachten dat wordt ingediend bij de commissie, ook opvallend is het beperkte aantal daarvan dat in behandeling wordt genomen. Er zit een stijgende lijn in, dat wel, maar een groot deel wordt om allerlei redenen helemaal niet in behandeling genomen en gaat terug naar de faculteit of dienst waar de klacht is ontstaan. In 2019 bijvoorbeeld kwamen in totaal 44 klachten van allerlei aard op het bordje van de commissie, waarvan 29 werden doorgezonden of verwezen naar de facultaire klachtencoördinator of de coördinator van de betreffende dienst.
Het is precies waar eind 2011, toen de centrale klachtenregeling in de maak was, voor werd gewaarschuwd door de toen vertrekkende ombudsman Anneke Vijgeboom. Haar functie werd tegen haar zin opgeheven om plaats te maken voor de nieuwe centrale klachtenregeling. Bij haar vertrek zei ze in Folia: ‘Ik vrees dat de drempel om een klacht te uiten in de nieuwe regeling te hoog wordt. Directeuren van diensten worden aangewezen als klachtencoördinator. Studenten maakt dat misschien niet zo veel uit, maar ik vrees dat medewerkers niet snel een klacht in zullen dienen als ze dat moeten doen bij hun baas met wie ze ook moeten werken.’
Juridische Zaken
De onafhankelijkheid van de centrale klachtencommissie schuilt in de onafhankelijke oordeelsvorming en in de externe werving van een voorzitter. Momenteel is Monique de Witte-van den Haak voorzitter. Zij is advocaat bij en partner van het prestigieuze Haagse advocatenkantoor Pels Rijcken en staat verder buiten de UvA, al is ze wel UvA-alumnus. De andere vier leden zijn afgevaardigd namen het UvA-bestuur, de centrale studentenraad en de centrale ondernemingsraad. Er zijn plaatsvervangende leden voor het geval de onafhankelijkheid in het geding dreigt te komen.
De commissie heeft een behoorlijk zwaar juridisch kaliber en wordt vanuit de UvA gemonitord door de afdeling Juridische Zaken, waar ook de ambtelijk secretaris van de commissie Miriam Wijnen-Verhoek werkt. Zij bevestigt het doorverwijzen van veel klachten. ‘De commissie ontvangt soms ook klachten over de openingstijden van de bibliotheek, de temperatuur tijdens een tentamen, de inhoud van een vak, het lesmateriaal of een gegeven cijfer. Dergelijke klachten worden doorgestuurd naar de betreffende faculteit of afdeling en tegen cijfers kunnen studenten bijvoorbeeld een beroep indienen. Ook wordt wel eens bekeken of de klacht niet facultair behandeld kan worden door de klachtencoördinator aldaar. Een oplossing door middel van bemiddeling verdient de voorkeur.’
Ruziemail
Een gang naar de Klachtencommissie is ‘een zwaar middel’, zegt archeoloog Geralda Jurriaans-Helle, werkzaam bij het Allard Pierson. Tussen 2012 en 2018 zat ze namens de centrale ondernemingsraad in de commissie. ‘Als klager moet je een goed dossier hebben, je moet het serieus aanpakken, een inschatting maken van de haalbaarheid van je zaak en rekening houden met beschadiging van jezelf en de beklaagde, juist omdat je uiteindelijk tegenover elkaar komt te staan.’
Ze schat dat ze in al die jaren zeven à acht klachtenzaken heeft meegemaakt. Dat lijkt niet veel, al moet in aanmerking worden genomen dat een commissielid geen klacht mag behandelen die op zijn of haar faculteit of dienst speelt, vandaar de plaatsvervangende leden. ‘Dan zou je voorkennis kunnen hebben en dat belemmert de onafhankelijkheid. In zo’n geval krijg je de zaak als commissielid niet eens onder ogen,’ zegt Jurriaans.
Ze herinnert zich twee gevallen waarin sprake was van grensoverschrijdend gedrag, ‘één keer tussen medewerkers onderling en één keer tussen een medewerker en een student’. Wat haar vooral opviel in al die jaren is dat het in de zaken die bij de commissie worden aangekaart ‘bijna altijd’ gaat om een communicatief misverstand. ‘Ik probeerde van elke zaak die ik onder ogen kreeg een tijdlijn te maken op basis van het dossier dat ik over de zaak kreeg en dan kon ik vaak zien waar het misging: een verkeerde interpretatie van informatie door klager of beklaagde, een zin die fout was begrepen, een alinea die voor meerdere uitleg vatbaar bleek of een mail die door een van de partijen net iets anders was gelezen dan er staat. Voor je het weet raken partijen dan verwikkeld in een ruziemail.’
Advies
De commissie heeft een soort huishoudelijk regelement op basis waarvan ingediende klachten worden beoordeeld. Dat regelement is door Juridische Zaken opgesteld en heeft een tamelijk formeel-juridisch karakter. Wie een formele klacht indient moet de formele vereisten dus goed in het oog houden, anders kan de klacht niet-ontvankelijk worden verklaard en niet in behandeling genomen. De commissie velt zelf geen eindoordeel, maar geeft over haar standpunt een advies aan het UvA-bestuur, dat eventueel een ander eindoordeel kan vellen, maar dit is niet gebruikelijk.
Overigens geldt voor oud-studenten de omgekeerde volgorde, zegt Wijnen-Verhoek. ‘De klachtenregeling en de klachtencommissie is in beginsel voor huidige studenten en medewerkers. Voor oud-medewerkers of oud-studenten geldt dat de klachten moeten worden behandeld door het UvA-bestuur. Maar het UvA-bestuur kan de commissie wel vragen om bij klachten van oud-studenten of oud-medewerkers, advies uit te brengen.’
Probleem bij het in behandeling nemen van formele klachten is volgens oud-lid Jurriaans-Helle de verjaring. ‘Veel klachten worden te laat ingediend,’ zegt ze. ‘De klacht moet worden ingediend binnen een jaar nadat het voorval waarop de klacht betrekking heeft, heeft plaatsgevonden. Bij verjaring wordt in de regel geadviseerd de klacht niet in behandeling te nemen. Wel is het zo dat ontwrichting in een werkrelatie vaak over meerdere jaren speelt. Als duidelijk is dat escalatie van een kwestie zijn oorsprong heeft in oudere voorvallen, dan kan van die termijn worden afgeweken.’ Volgens commissiesecretaris Wijnen-Verhoek ‘gebeurt dit in voorkomende gevallen ook’.
Ombudsfunctionaris
Al wordt er meer geklaagd dan in de beginjaren, het aantal klachten bij de centrale Klachtencommissie is nog steeds relatief gering. Of daar verandering in komt is moeilijk te zeggen en hangt vermoedelijk ook samen met de bekendheid van de regeling. Naar aanleiding van diverse integriteitskwesties – onder meer bij Rechten en Geesteswetenschappen – is de UvA bovendien bezig met aangepaste regelingen omtrent (sociale) veiligheid.
De onafhankelijke ombudsman, inmiddels omgedoopt tot ombudsfunctionaris, maakt wel zijn entree. Sinds 1 november 2019 is Jacqueline Schoone kwartiermaker en interim-ombudsfunctionaris. Ze zou het een jaar doen, maar door de coronapandemie is haar mandaat inmiddels verlengd tot en met december van dit jaar. Een vaste onafhankelijk en externe ombudsfunctionaris zou in januari 2021 moeten worden benoemd.
