Wat weet de UvA van mij?
Met de universiteit deel je je adres om post te ontvangen, betaalgegevens om collegegeld te betalen en je naam en geboorteplaats voor op je diploma. Maar wat weet de UvA nog meer van je? En wat doet de universiteit met die gegevens?
Ik loop al zeven jaar rond op de UvA. Ik heb twee bachelors gevolgd en een half jaar in het buitenland gestudeerd. In die zeven jaar heb ik dus veel cijfers ontvangen, adreswijzigingen doorgegeven, verzoeken aan de examencommissie gedaan en veel te vaak collegegeld betaald. Welke informatie zou de UvA van mij hebben bewaard?
Gegevens uit SIS
Ik stuur de UvA een verzoek om alle informatie die ze over mij heeft naar me op te sturen. Daarop krijg ik een mail. Die bestaat uit een brief die meer informatie geeft over de inhoud van de door mij aangevraagde informatie en een lange lijst van UvA-systemen die toegang hebben tot mijn gegevens.
Dat zijn er in totaal 21. Zo weet SIS mijn naam en studievoortgang, maar ook iets dat omschreven wordt als ‘demografische gegevens’. Wanneer ik dit navraag bij de privacy-jurist van de universiteit, die mij de informatie heeft opgestuurd, blijkt dat het hier om mijn verblijfsstatus gaat. ‘Gezien de aard van het gegeven zal dit in geval van internationale studenten worden verwerkt,’ schrijft ze.
Dat systemen als SIS en Canvas beschikken over mijn studiegegevens, die ze uit Studielink halen, lijkt mij vanzelfsprekend. Toch staat ook in Aleph (het bibliotheeksysteem) en Corsa (documentbeheersysteem) waar ik woon. Volgens de privacy-jurist is dit nodig om studenten die geleende boeken beschadigen een boete te kunnen sturen. In het geval van Corsa gaat het om het versturen van brieven. Een recent adres is noodzakelijk om ‘de workflow zo snel en efficiënt mogelijk te laten verlopen.’
Ook UvAdata, een systeem ‘waarin gegevens met betrekking tot studentenaantallen, studievoortgang en -succes geanonimiseerd worden verwerkt’ weet mijn naam, geslacht, studentnummer en studievoortgang. Vrijwel alle informatie ontvangen de systemen vanuit SIS, hoewel ik sommige gegevens – zoals mijn zoektermen in de bibliotheekcatalogus – zelf heb ingevoerd.
Die zoekacties in de catalogus worden door het systeem opgeslagen in een persoonlijk profiel. De bibliotheek gebruikt deze gegevens niet voor andere doeleinden, verzekert de privacy-jurist mij. Ik hoef dus niet bang te zijn voor gerelateerde Facebook-advertenties. Alleen de student zelf kan de gegevens inzien. Je kunt ze trouwens ook zelf verwijderen, voegt de jurist toe, mochten de zoekresultaten ietwat gênant zijn.
Het delen van informatie
Volgens de website gebruikt de UvA de gegevens van studenten bijvoorbeeld om betalingen te innen, nieuwsbrieven te versturen en statistisch onderzoek te doen. De UvA deelt je gegevens in principe niet met andere organisaties, maar voor sommige geldt een uitzondering. Zo kan de UvA verplicht worden om persoonsgegevens te delen met de Belastingdienst, DUO of de recherche.
Ook kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met andere onderwijsinstellingen ‘voor het verzorgen van onderwijs of het doen van wetenschappelijk onderzoek’ of met bedrijven die deze gegevens nodig hebben om hun taak te vervullen. Hierbij kun je denken aan softwareleveranciers en administratiekantoren, zo meldt de UvA. Welke gegevens de universiteit precies met deze instanties deelt is niet duidelijk. ‘De UvA maakt met deze partijen schriftelijke afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens,’ staat op de website.
(Lees verder onder de afbeelding)
Collegegeld
Naast het lijstje met de systemen ontvang ik een file transfer met daarin 16 bestanden. Ik klik het eerste bestand aan en zie een foto van mezelf, 17 jaar oud. Het blijkt mijn aanmelding voor de UvA uit 2012 te zijn, toen ik begon aan de bachelor Nederlandse taal en cultuur. Ook vind ik mijn aanmeldformulier van mijn Erasmusuitwisseling naar Londen en lees ik mijn verzoeken voor vrijstelling van vakken tijdens mijn tweede studie geschiedenis.
Ik klik snel langs mijn leengegevens en een overzicht van al het collegegeld dat ik ooit heb betaald. Wel bekijk ik mijn verzoeken voor de examencommissie om studiepunten toe te kennen. De antwoorden van de examencommissie krijg ik niet te zien. Die kunnen alleen rechtstreeks aangevraagd worden. Ook gesprekken met personen die geheimhoudingsplicht hebben, zoals studieadviseurs en vertrouwenspersonen, zitten niet in de bijlage. Die moet je direct bij die persoon aanvragen.
In totaal heeft de UvA vijf adressen van mij verzameld. Van mijn ouderlijk huis, waar ik woonde toen ik mij voor de eerste keer aanmeldde bij de UvA, langs alle huizen waar ik in mijn studententijd heb gewoond. Het is niet gek dat al die adressen ergens in de online archieven van de UvA staan, maar een fijne trip down memory lane is het wel. Ik hoop dat ik nooit gekke boeken in de bibliotheek heb opgezocht.
Wil jij naar aanleiding van dit artikel zelf je gegevens opvragen? Dat kan door een e-mail te sturen naar avg@uva.nl onder vemelding van je naam, studentnummer en een kopie van je identiteitsbewijs.
