‘Hee meneeerie’ – zo schrijf je (g)een mail aan je hoogleraar of docent
‘Hi’, ‘hey’, ‘hallo’ of ‘geachte’: wat schrijf jij in de mail aan je docent? Mailetiquette kent vele vormen, en dan zijn de regels ook nog eens cultureel bepaald. Tien tips waarmee je geen fouten kunt maken. ‘Bij mails met Yo sir! voel ik wel de neiging om ze weg te gooien.’
‘Hee meneeerie’, begon een student van mbo-docent Conrad Berghoef. Daaronder schreef ze haar verzoek, met een afsluiting: ‘Dikke knuf’. Berghoef zette het mailtje geamuseerd op Twitter. ‘Mijn studenten doen niet moeilijk over conventies,’ schreef hij erbij.
De Amerikaanse editor Laura Portwood-Stacer maakte in haar artikel How to Email Your Professor (without being annoying AF) een lijst van tien tips voor het schrijven van een mail aan je docent. Een samenvatting (lees hier het hele artikel).
1. De groet. ‘Beste’ is het beste. Anders ‘hallo’. ‘Hai’ of ‘hi’ zijn op het randje, ‘hey’ wordt vaak als onbeleefd gezien.
2. Eretitel. Gebruik in het buitenland ‘professor’. In Nederland volstaat ‘heer’ of mevrouw’.
3. Naam. Spel ‘m goed.
4. Betekenisloze vriendelijkheid. Wees niet bang voor zinnetjes als: ‘Hopelijk hebt u een goed weekend gehad.’
5. Herinner hem/haar aan wie je bent. Dat je altijd vooraan zit en blond bent, bijvoorbeeld. Zeg het ook als je elkaar nog niet kent: ‘Ik zou me volgend jaar graag willen inschrijven voor uw cursus.’
6. De échte reden voor je mail. Beperk het tot maximaal twee zinnen. Lukt dat niet, bespreek je vraag dan in het college.
7. Laat zien dat je je hebt verdiept. Dat je de syllabus hebt gelezen en dus al wéét dat ze op woensdag niet werkt.
8. Superbeleefde herhaling van je verzoek. Dat je het ontzettend waardeert als hij je vraag kan beantwoorden, zodra hij tijd heeft. Zo beland je op de to do-list.
9. De eindgroet. ‘Bedankt’ is altijd goed.
10. De follow-up. Als je na een behoorlijke tijd geen reactie hebt gekregen, en je ziet de docent niet in college, stuur de mail dan opnieuw. ‘Even een follow-up op mijn vorige mail’, schrijf je erbij. Nog steeds geen antwoord? Wacht dan tot je volgende college.
Leuk, zo’n mailtje? Of moet het netter?
Mailverkeer tussen studenten en docenten is niet makkelijk – je hebt immers te maken met hiërarchische verhoudingen. Dan ben je te formeel, dan weer onbeleefd. Wat mag, en wat is uit den boze? Ofwel: hoe werken de (on)geschreven regels van het mailverkeer?
Een snelle Google-search naar ‘mailetiquette studenten’ toont het probleem: we zien bijna 300.000 hits met ‘mailhandleidingen’. Sommige door docenten of hoogleraren, andere door nieuws- en universiteitswebsites of instellingen zelf (hier die van Gent, Leuven en de Hogeschool van Amsterdam). De regels zijn divers en, zo blijkt, cultureel bepaald: zo houden Duitsers van de extraformele benadering, en gebruiken Amerikaanse en Britse studenten het genderneutrale ‘dear professor,’ om het ‘mrs./miss’-dilemma bij vrouwelijke hoogleraren te vermijden.
Wie twijfel wil voorkomen – en zichzelf de onvrede wil besparen – stuurt studenten zélf een mailetiquette voor college. Zo ook hoogleraar privaatrecht André Nuytinck (Radboud Universiteit Nijmegen), die studenten de ‘fatsoensnormen’ voor hun verdere loopbaan wil bijbrengen. Hij weet dat studenten hun onfatsoenlijke gedrag niet bewust tentoonspreiden, schrijf hij boven het document, ‘maar dat zij gewoon echt niet weten hoe het hoort’. Daarom de regels: ‘hallo’ en ‘beste’ zijn onbeschoft, ‘wie begint met “ik” is een grote stommerik’ en mailadressen met verwijzingen naar ‘sprookjesfiguren of dierennamen zijn leuk als u nog geen 12 bent, maar zijn op oudere leeftijd echt onaanvaardbaar.’
Sociale voelsprieten
Zo’n etiquette oogt vrij strikt, mailt Robert van Wijk, coördinator academische vaardigheden aan de UvA, over de brief van Nuytinck. ‘Strikter dan waar ik me prettig bij voel – dat kan liggen aan het vakgebied. Wel ben ik het eens met het uitgangspunt om de e-mail als formele brief te beschouwen.’
Volgens hem kunnen studenten veel zeggen in een mail, maar is de manier waarop ze het brengen belangrijk. ‘Wees respectvol en extra beleefd als je elkaar niet kent. En laat je niet leiden door emoties, want die komen in e-mail zelden goed over. Overigens zijn er argumenten om een brief wel met “ik” te laten beginnen, maar persoonlijk vind ik het niet mooi.’
Ook roept hij studenten op om volledig te zijn. ‘Geef mij als docent alle informatie die ik nodig heb als ik iets voor je moet opzoeken, zoals – om een suf voorbeeld te noemen – je achternaam.’
Echte pijnpunten, volgens docenten: vragen waarvan antwoorden al duidelijk op Canvas, in de studiegids of in de cursushandleiding staan. ‘Dan vraag ik ze het zelf op te zoeken. Dat is niet flauw bedoeld, maar een kwestie van beperkte tijd.’ Ook lastig zijn mails van studenten die voor tentamens een 5,4 hebben gehaald en het cijfer willen aanpassen. ‘Sommigen zeggen nog wel “u”, maar het is een heel onbeleefde “u”.’
(Lees verder onder de afbeelding)
Paardenbloempje12
Naast de ‘fatsoensregels’ is mail-overvloed een ander probleem, zeggen docenten en medewerkers. Een voormalig student-assistent bij de Onderwijsadministratie – hij blijft liever anoniem – laat per mail weten dat opvallend veel studenten de mailcommunicatie als een soort Facebook Messenger of berichtendienst beschouwen. ‘Ook kwamen verzoeken tot diplomering, gecertificeerde cijferlijsten en officiële aanmeldingsformulieren soms binnen zonder enige vorm van aanhef of afsluiting. Iemand diplomeren met het mailadres paardenbloempje12@hotmail.com wordt dan erg lastig, kan ik je vertellen.’ Wel noemt hij dat ‘uitzonderingsgevallen’. ‘Gelukkig weten de meeste studenten prima hoe het “hoort”.’
Het sturen van een snelle vraag via WhatsApp, sms of mail is veel gebruikelijker dan vroeger, ziet UvA-docent Ashley Burgoyne (Computational Musicology). Bij aanvang van zijn cursus stuurt hij studenten een mailhandleiding van bijna tweeduizend woorden – maar dan vooral om de overload te beperken. ‘Voorheen beantwoordden docenten dit soort vragen nooit, maar nu is dat normaal,’ zegt hij. ‘Ik ben dagelijks twee tot drie uur bezig met mails beantwoorden. Studenten weten niet dat ik honderden mails per week krijg.’
Zijn handleiding geeft – naast een hoop stijlregels – ook een verwachte responstijd: voor five-minute questions staat één tot twee weken, voor een aanbevelingsbrief zeker anderhalve maand. ‘Het is geen bewuste boze keuze,’ reageert hij (diezelfde dag), ‘maar in het algemeen krijg ik één dag betaald voor één vak. Ik heb heel weinig tijd voor mails over SIS, cijfers, familieproblemen of “reminders”. Als ik achterloop met iets, ben ik daar zéér van op de hoogte. Ik doe mijn best.’
‘Geachte’ hoeft van hem niet zo, ‘hi’ zit op het randje. ‘Ik ben ook gewoon een persoon.’ Punten scoor je met korte, beleefde mails die met zorg geschreven zijn. Daarentegen zal hij onbeleefde mails nooit zomaar weggooien. ‘Bij mails met Yo sir! zou ik de neiging wel voelen, maar doe ik het dan toch niet. Het is wat het is.’
En hoe zit het met docenten? Moeten zij zich ook aan de etiquette houden? Burgoyne lacht. ‘Wat dat betreft heerst er een double standard,’ zegt hij. ‘Soms geef ik slechts met enkele zinnetjes antwoord op een zorgvuldige mail. Dan voel ik me weleens schuldig.’ Er is nu eenmaal maar één docent op zo’n honderd studenten, zegt hij. ‘Ik ben weleens kortaf, maar ik probeer redelijk beleefd te blijven, denk ik.’
Ook een vraag over mailetiquette of zelf een opvallende mail ontvangen? Laat het weten in de comments of mail naar redactie@folia.nl.
