Is ‘geavanceerd loten’ de oplossing voor de problemen bij de vakaanmelding?
.jpg)
Na drie storingen rond de vakaanmeldingen in vijf jaar tijd, liet de UvA weten af te willen van de first come, first served-methodiek, waarbij de snelste studenten de meeste keuze hebben. Maar hoe kan het anders? Wij staken ons licht op bij andere universiteiten.
Op 3 december was het weer zover. Door een ‘deadlock’, een systeemfout waardoor iedereen op elkaar zit te wachten, liepen de wachttijden voor drieduizend studenten die zich nog niet hadden aangemeld voor de gewenste vakken enorm op, voor sommigen tot meer dan een uur. Wat een vakaanmelding moet zijn, doet soms denken aan de verkoop van populaire concertkaartjes, gepaard met enorme piekbelasting op het systeem, en stress bij studenten en ICTS-medewerkers.
Het is daarom dat de universiteit af wil van first come, first served. Maar over de alternatieven liet de UvA niks los. Uit een rondgang langs vier andere universiteiten en UvA’s eigen University College blijken duidelijke verschillen, en dat één nieuwe methode in trek is.
De grootte van het probleem met de vakaanmelding lijkt UvA-eigen. Noch de Universiteit Utrecht, Maastricht University, de Rijksuniversiteit Groningen, en de Erasmus Universiteit Rotterdam kampen met storingen op regelmatige basis, zoals bij de UvA het geval is. Ook de universiteitskranten zeggen niet op de hoogte te zijn van een structureel probleem met de vakaanmeldingen.
Waarom bij de UvA wel? Één van de grote verschillen tussen de UvA en andere universiteiten blijkt de centraliteit van de vakaanmelding. De vakaanmelding van de UvA duurt twee weken, en gaat bij vrijwel alle faculteiten gelijktijdig van start. Andere universiteiten regelen de inschrijving per faculteit die allen hun eigen aanpak hanteren. Zo meldt de Universiteit Utrecht (UU) op haar pagina dat vijf van de zeven faculteiten en het University College afwijkende inschrijfperiodes hebben. Volgens de UU wordt zo de druk op de systemen verlicht.
Daarbij kunnen studenten van andere universiteiten zich in veel gevallen uitsluitend inschrijven voor vakken in het algemeen, en niet voor gewenste tijdstippen of docenten, wat ook minder druk op het systeem oplevert. Want hoe minder keuzemogelijkheden, hoe makkelijker het proces is.
Geavanceerd loten
Dat kunnen ook Els Lemaire (hoofd onderwijs & studentzaken aan het University College Utrecht) en Michiel van Drunen (opleidingsdirecteur van het Amsterdam University College) beamen. Inherent aan een university college zijn de ruime keuzemogelijkheden die de studenten worden geboden. Dat is waarom ze bij het UCU en bij de AUC op zoek gingen naar een manier om de ingewikkelde vakaanmelding van de opleiding rond te krijgen. Beide colleges kwamen uit bij een systeem van ‘geavanceerd loten’. Gerrit Oomens, programmamanager ICT en onderwijs bij UvA’s bètafaculteit, ontwikkelde dat systeem twee jaar geleden voor het AUC.
Wat houdt geavanceerd loten in? Oomens legt uit: ‘Het is een systeem waarbij studenten op basis van hun vooraf aangegeven voorkeuren en vooraf vastgestelde voorrangscriteria door een algoritme in meerdere lotingsrondes worden ingedeeld in de vakken. Studenten uit hogere jaren of met een bepaalde major hebben bijvoorbeeld voorrang op bepaalde vakken. Na de eerste ronde kunnen studenten zien waar ze zijn ingeloot en eventueel hun voorkeuren aanpassen en opnieuw mee loten voor overgebleven plekken.’
Studenten moeten meer doen
Het systeem van geavanceerd loten heeft voor- en nadelen ten opzichte van first come, first served vertelt Oomens. ‘Het nadeel is dat de student vaker in actie moet komen, na elke ronde, voordat bekend is in welke vakken hij of zij is ingeschreven. Het voordeel is echter dat je van het moment af bent waarbij iedereen om acht uur ’s ochtends achter de laptop moet gaan zitten, waar je dat concertkaartje-effect van krijgt. Zo’n moment levert natuurlijk ook ontzettende piekbelasting op en dat vraagt veel van de techniek met alle gevolgen van dien, zoals we hebben gezien.’
Oomens is ook betrokken bij programma onderwijslogistiek, dat zich bezig houdt met de ontwikkeling van een nieuwe vakaanmeldingsprocedure. ‘Dit systeem van loting is zeker iets waar we naar kijken. Een andere optie is om first come, first served wel te behouden en de techniek te verbeteren om zo de storingen te voorkomen. Er zijn ook nog allerlei mengvormen denkbaar, waarbij in bepaalde rondes wel first come, first served wordt gehanteerd.’ Over de kwestie of de UvA geavanceerd loten op zo’n grote schaal zou kunnen realiseren is Oomens zeker: ‘Dat moet ons wel lukken.’
