Foto: Daniël Rommens
actueel

UvA krijgt helpdesk werkdruk: ‘Steeds je e-mail en WhatsApp checken leidt af’

Dirk Wolthekker,
20 september 2018 - 10:51

Er is een eerste tastbaar resultaat van het plan om de werkdruk op de UvA te verminderen: een helpdesk werkdruk. Daar kan iedereen aan de bel trekken die (te veel) werkdruk en stress ervaart. Speciale bedrijfscoaches gaan mensen bijstaan om de problemen te verminderen. ‘Steeds je e-mail, WhatsApp, Twitter, Facebook en Instagram checken, houd je af van je werk.’

Sinds deze week heeft de UvA een helpdesk werkdruk waar zowel wetenschappers als andere medewerkers een beroep op kunnen doen als ze last hebben van te hoge werkdruk en werkgerelateerde stress. De helpdesk is een concreet uitvloeisel van de aanbevelingen die een taskforce onder leiding van economiedecaan Han van Dissel vorig jaar deed. Directeur bedrijfsvoering van de Faculteit Economie & Bedrijfskunde, Wilma de Munck, is benoemd tot programmamanager Grip op werkdruk. ‘Met het programma willen we een maximale bijdrage leveren aan het verlichten van de feitelijke werkdruk en de beleving van werkstress,’ zegt De Munck.

 

Quick win

De aanpak van de (te hoge) werkdruk is een kwestie van lange adem, schreef de taskforce vorig jaar. Maar er zijn ook een aantal quick wins te behalen, maatregelen die op korte termijn een bijdrage leveren aan de oplossing van het probleem. De helpdesk kan helpen bij die quick wins, zegt De Munck. ‘We hebben gekeken welke voorstellen we op korte termijn konden realiseren. Zo merkten we dat de beschikbare middelen en trainingen om zelf iets aan de werkdruk te kunnen doen bij veel medewerkers nog niet voldoende bekend waren. Het beter inzichtelijk maken daarvan is een goed voorbeeld van een gemakkelijk te realiseren verbetering. We hebben daaraan nog een aantal extra faciliteiten en trainingen toegevoegd.’

‘Maak met jezelf een afspraak om bijvoorbeeld drie keer per dag je mail en social media te controleren en te beantwoorden’

Drie keer ‘ja’

Voor de duidelijkheid: het is niet de bedoeling dat iedereen bij het minste of geringste probleem een beroep doet op de helpdesk. Wie werkdruk ervaart moet eerst zelf aan de slag en bepalen wat er aan de hand is en wat hij of zij zelf kan doen. De Munck: ‘Maar soms hebben medewerkers al van alles geprobeerd en komen ze er toch niet uit, of hebben ze het gevoel vast te lopen. In die gevallen kunnen zij contact opnemen met de helpdesk.’

 

Via een speciale portal op de medewerkerssite moeten medewerkers zichzelf eerst drie vragen stellen: ‘Heb je last van te hoge werkdruk?’, ‘Weet je dat de UvA ondersteuning biedt als jezelf iets wilt doen aan die te hoge werkdruk?, en ‘Heb je al van alles geprobeerd en het gevoel dat je vastloopt?’ Wie op alle drie de vragen ‘ja’ antwoordt wordt doorverwezen naar de helpdesk, waar je je telefoonnummer en hulpvraag vertrouwelijk kan indienen en een afspraak kan maken met een bedrijfscoach. De Munck: ‘De coach streeft ernaar aan het einde van het gesprek een persoonlijk advies te geven.’

 

Minder online

Dat kunnen hele uiteenlopende adviezen zijn, uiteenlopend van adviezen in de meer sociale sfeer tot adviezen in de organisatorische sfeer, zegt bedrijfscoach Gerda Bakker. ‘Is de werksfeer goed, hoe is het contact met je collega’s? Een goede werkrelatie draagt bij om elkaar te helpen als het erg druk is. Eet wat vaker samen een hapje, haal wat te drinken, maak een oprecht geïnteresseerd praatje.’

‘Is je werkdruk een beleving? Of heb je het werkelijk zo druk?’

Maar ook kun je de werktaken wat te variëren. ‘Doe na een zware taak even een routineklusje waar je niet bij na hoef te denken, dat verhoogt de concentratie, blijf je alert en productiever.’ Volgens Bakker is het ook belangrijk ‘minder online’ te zijn. ‘Steeds je e-mail, WhatsApp, Twitter, Facebook en Instagram checken, houd je af van je werk. Steeds online zijn kost best veel tijd en energie. Maak met je zelf een afspraak om bijvoorbeeld drie keer per dag je mail en social media te controleren en te beantwoorden.’

 

Je moet je werkdruk bespreekbaar maken, zegt ze. ‘Is het een beleving? Of heb je het werkelijk zo druk? Werk je dagelijks over? Slaap je slecht? Kaart het aan met je leidinggevende. Dat helpt je om weer met plezier naar het werk te gaan.’

Onderfinanciering

Een te hoge werkdruk en werkgerelateerde stress lijken een endemisch probleem te worden in de publieke sector. Ook aan de universiteiten wordt dat probleem door veel mensen herkend en ervaren, zowel door wetenschappers als ondersteunende medewerkers. Vrijwel zonder uitzondering klagen ze over de hoge werkdruk, overuren en prestatiedruk. Het is een belangrijk punt van kritiek van de actiegroep WOinactie, die volgende week aan de UvA en elders de colleges naar de open lucht verplaatst. Dat doet de actiegroep om aandacht te vragen voor het probleem dat door betrokkenen en door de UvA grotendeels wordt beschouwd als gevolg van de jarenlange ‘structurele onderfinanciering’ van het hoger onderwijs.