Niks meer missen?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
Kostbaar, langdurig en vaak frustrerend. Zo omschrijft de evaluatiecommissie de invoering van het Student Informatie Systeem (SIS) aan de UvA en HvA. Die problemen zouden vooral zijn veroorzaakt door de samenwerking die voor het ontwikkelen van het systeem met vier andere universiteiten werd aangegaan. Het maatwerk dat voor elke instelling nodig was, werd daardoor lastig te realiseren

De conclusies van de commissie staan in een eindrapport dat vandaag is gepresenteerd aan het College van Bestuur van de UvA en HvA. Onder leiding van Frank van Vree, decaan van de Faculteit der Geesteswetenschappen, ging de onafhankelijke commissie een jaar geleden van start om de invoering van SIS te evalueren. Die invoering werd gekenmerkt door veel problemen. Zowel de kosten als de aanlooptijd van het project bleken fors hoger dan beraamd. En ook het gebruiksgemak van het systeem bleek na de invoering tal van klachten op te leveren.

'Gebrek aan inschattingsvermogen'
Volgens de commissie was in elke fase van het traject, al vanaf het moment dat men zocht naar partners, sprake va een gebrek aan zicht op de benodigde financiën, tijd en capaciteit voor de introductie van zo’n complex systeem. Ook was er onvoldoende bepaald welke inhoudelijke implicaties er aan het systeem zouden moeten worden verbonden. De geschiedenis rond SIS toont volgende de commissie aan, dat het ontbreekt aan het vermogen om vooraf een goede inschatting te maken van de te verwachten kosten van een complex traject.

Het besluit om met vier andere universiteiten aan een nieuw studentinformatiesysteem te werken heeft voor een belangrijk deel bijgedragen aan de problemen. Het streven per universiteit ‘maatwerk’ te leveren, is volgens de commissie mislukt. Uit het rapport: ‘De meerwaarde van het gezamenlijke project werd daarmee feitelijk in een klap teniet werd gedaan. In die zin heeft de term “maatwerk” iets eufemistisch, omdat heldere keuzes daarmee als het ware werden afgekocht.’

De gescheiden werelden tussen enerzijds ICT-ers en anderszijds onderwijsmedewerkers droeg tevens bij aan de problemen. ‘Deze werelden verstonden elkaar niet of nauwelijks, en de gekozen projectaanpak heeft sterk tekortgeschoten in het samenbrengen van deze werelden’, aldus de commissie.

'Faalsysteem'
De doelen die de UvA en HvA zich vooraf hadden gesteld bij de invoering van een nieuw studentinformatiesysteem zijn volgens de commissie ‘zeker nog niet gerealiseerd.’ Ook heeft SIS op de UvA nog altijd niet geleid tot een verminderde werkbelasting. Ook wordt de gebruikersinterface van SIS nog steeds als omslachtig gekarakteriseerd. Weggegooid geld wil de commissie het nieuwe systeem desondanks niet noemen, ‘uiteindelijk zijn de gelden wel degelijk aangewend om tot een min of meer werkbaar systeem gekomen.’

Het rapport staat vanaf nu online op de website van de UvA. Ook reacties op de enquête onder gebruikers, die de commissie in het najaar hield, zijn in het rapport opgenomen. De emoties onder gebruikers worden daardoor mooi geïllustreerd, met citaten als ‘gigantisch faalsysteem’, dramatisch’ en ‘chaotisch en frustrerend’. Een geënquêteerde: ‘Sorry, maar zijn werkelijk te weinig tekens voor zoiets.’

In een persbericht laat voorzitter van het College van Bestuur Louise Gunning weten ondanks de stevige conclusies blij te zijn met het rapport. Volgens haar is het een les voor de toekomst 'dat maatwerk weliswaar goed klonk, maar uiteindelijk leidde tot extra investeringen.' Ook noemt Gunning de conclusie eindgebruikers meer te betrekken belangrijk. Gunning: ‘Op dat punt is de laatste anderhalf jaar wel veel verbeterd, met interne gebruikersgroepen die actief meedenken.’

Hieronder de reconstructie in Folia Magazine.