‘Het moet normaal worden om te spreken over dingen die niet goed gaan’

Hoe doet u dat?

‘Ik bespreek het probleem, bijvoorbeeld in een gesprek met de leidinggevende van een afdeling, of met diens leidinggevende. Wat er uit zo’n gesprek komt, koppel ik dan weer terug naar de melder. Dat is belangrijk. Dat mensen het idee krijgen dat er iets met hun probleem gebeurt is echt essentieel.

Vaak is een gesprek al voldoende om verandering in gang te zetten. Ik voel me heel erg welkom. Als ik op zo’n afdeling kom, krijg ik vaak te horen dat het zo goed is dat ik er ben, en dat het probleem aangepakt gaat worden. Ik wil impact hebben. Ik houd dus ook contact om te kijken of er daadwerkelijk iets verandert.

Mocht een gesprek toch niet voldoende zijn, dan kan ik ook een onderzoek uitvoeren. Mensen zijn dan verplicht om mee te werken en binnen een redelijke termijn mijn vragen te beantwoorden.’

Kunt u al iets zeggen over de cultuur op de UvA?

‘Ik merk dat de stijl op de UvA heel open is, dat mensen openstaan voor advies, en dat problemen worden erkend. De sfeer is: hoe krijgen we alle problemen boven water? Weinig meldingen wordt niet gezien als een goed resultaat. Dat is goed. Het aantal meldingen stijgt de laatste jaren, maar die tientallen meldingen per jaar die bij de vertrouwenspersonen binnenkomen, dat kan natuurlijk niet kloppen in zo’n grote organisatie.’

De UvA heeft de ombudsfunctionaris ingesteld om het werk- en studieklimaat te verbeteren. Hoe kan een ombudsfunctionaris dat doen?

‘Het is allereerst goed om te zeggen dat een goed werk- en studieklimaat niet inhoudt dat er nooit iets gebeurt. Er werken hier 7.000 mensen en er lopen 35.000 studenten rond. Dat zijn allemaal mensen, en die maken allemaal fouten. Waar het om gaat is dat mensen zich vrij moeten voelen om erover te spreken als er iets fout gaat, en dat leidinggevenden signalen kunnen oppikken als er iets niet goed zit. Het moet normaal zijn om te spreken over dingen die niet goed gaan; allereerst op je afdeling en als dat niet kan, bij een vertrouwenspersoon of een ombudsfunctionaris.

Waar ik ook voor wil zorgen is dat mensen het gevoel krijgen dat onacceptabel gedrag niet per se het probleem is van een student of een medewerker, maar van ons allemaal, als gemeenschap. Het moet duidelijk zijn welk gedrag onacceptabel is, en dat onacceptabel gedrag niet wordt getolereerd.’

Op de universiteit zijn mensen vaak erg afhankelijk van elkaar. Een student is afhankelijk van een docent voor zijn cijfer, een promovendus of medewerker van een hoogleraar voor haar wetenschappelijke carrière. Is daar iets aan te doen?

‘Die afhankelijkheid is inherent aan hoe we op Nederlandse universiteiten werken. Maar er zijn al wel waarborgen ingesteld. Iedere promovendus heeft tegenwoordig bijvoorbeeld minimaal twee begeleiders. Maar juist vanwege de afhankelijkheidsrelaties op de universiteit is het belangrijk om misstanden te melden.’

Is dat niet heel eng als je afhankelijk van iemand bent?

‘Ja, dat is hartstikke eng. Een melding doen vergt lef. Tegen iedereen die bij mij komt zeg ik dat het fantastisch is dat ze hier zijn, ook al zijn ze bang voor de gevolgen. Sommige mensen denken: “Ik zit het wel uit”, maar met een melding help je meer mensen dan alleen jezelf.’

Krijgt u niet een heel verknipt beeld van de universiteit?

‘Soms moet ik inderdaad niet vergeten dat het in 99 procent van de gevallen heel goed gaat. Ik reis veel tussen de verschillende campussen en dat is leuk. Daar voel ik de inspiratie, en de enthousiaste fijne sfeer. Ik spreek ook veel mensen die niet per se zelf een probleem hebben, zoals studieadviseurs, studentendecanen, bedrijfsartsen en de medezeggenschap. Ik denk dat als ik alleen hier in mijn kamertje in het Maagdenhuis zou zitten en zou wachten totdat mensen bij me aankloppen, ik inderdaad wel een naar gevoel over de universiteit zou kunnen krijgen.’

U moet ook adviseren over wat de precieze functie van de volgende ombudsfunctionaris moet zijn. Kunt u daar al iets over zeggen?

‘Deze eerste drie maanden heb ik vooral veel onderzoek gedaan. Dat is in eerste instantie heel veel praten: met decanen, directeuren bedrijfsvoering, dienstdirecteuren, HR-medewerkers, bedrijfsartsen, noem maar op.

Waar ik al wel over uit ben is dat we niet per se met strakke regels moeten gaan werken over waar je moet zijn voor welk probleem. Aan de UvA heb je vertrouwenspersonen voor wetenschappelijke integriteit, voor grensoverschrijdend gedrag, voor de individuele rechtspositie van medewerkers. De ombudsfunctionaris moet geen extra klachtloket worden, maar een instituut met een eigen signatuur, een rol en taak. De vertrouwenspersoon is er om mensen bij te staan in hun probleem, ik ben er om problemen voor de organisatie – en daarmee ook voor medewerkers en studenten – op te lossen. Ik ben er niet per se voor de melders, ik ben er voor de hele universiteit.’

In september wordt u opgevolgd door een reguliere ombudsfunctionaris. Wat voor een persoon moet dat zijn?

‘Er komt nog een profielschets en daar gaan veel andere partijen waaronder de medezeggenschap over, maar op persoonlijke titel kan ik wel zeggen dat ik het belangrijkste vind dat de ombudsfunctionaris zichtbaar is, gemakkelijk te benaderen is en voortvarend werkt. Mensen moeten weten dat ze bij je terecht kunnen en met wat voor problemen ze bij je terecht kunnen. Daarnaast moet je heel veel mensen kennen en investeren in relaties: met de medezeggenschap, met decanen, met het bestuur, met iedereen.

Bovendien moet je onafhankelijk kunnen zijn. Dat gaat tot nu toe goed. Ik heb het gevoel dat ik me volstrekt vrij kan bewegen binnen de UvA en dat ik zonder last of ruggespraak kan opereren. Het wordt me niet lastig gemaakt.’